Jak oszczędzać na drukowaniu?

Prowadzisz biznes, a w związku z tym musisz drukować? Albo po prostu jesteś uczniem czy studentem i czasem drukujesz oraz kserujesz materiały w celach naukowych? Nie masz pomysłu na to, jak maksymalnie ograniczyć koszty drukowania? Dziś podpowiemy Ci, jak oszczędzać podczas drukowania. Oto kilka naszych propozycji.

Zainstaluj oprogramowanie do zarządzania drukiem

Jeśli masz średnią lub dużą firmę, dobrym rozwiązaniem jest podłączenie kserokopiarek do oprogramowania do zarządzania drukiem. Dzięki temu rozwiązaniu, przejmujesz całkowitą kontrolę nad tym, jakie pliki są drukowane oraz wiesz, jakie koszty ponosisz podczas drukowania czy innych działań przeprowadzanych na drukarce. Masz również możliwość wglądu w to które osoby w firmie drukują. Co więcej, oprogramowanie chroni Twoje dane przed niepowołanymi osobami, ponieważ drukarka jest zabezpieczona kodem PIN lub kartą magnetyczną. Specjalistyczne funkcje oprogramowania pozwalają zapisywać skany dokumentów w dowolnym rozszerzeniu, przesyłać pliki bezpośrednio na wskazany e-mail, a także edytować i przeszukiwać dokumenty na komputerze.

Sprawdź kompatybilność drukarek do biura

Aby korzystać w pełni z możliwości oprogramowania do zarządzania drukiem, zastanów się, czy wybrane przez Ciebie drukarki do biura są kompatybilne ze sobą. To oznacza sprawdzenie, czy określone modele są tej samej marki i mogą tworzyć ze sobą sieć drukarek. Wybierając drukarki tej samej marki możesz podłączyć je pod jeden program do monitorowania pracy. Jeśli kserokopiarki do biura różnią się między sobą marką, nie jesteśmy w stanie podłączyć ich do wspólnego systemu. Z tego powodu lepiej jest zainwestować we flotę drukarek do biura tego samego producenta.

Drukuj to, co konieczne

Oprogramowanie do zarządzania drukiem w niczym nie pomoże, jeśli my sami nie będziemy siebie pilnować. Dlatego drukujmy z głową. Jeżeli wiemy, że dokument po przeczytaniu nie będzie nam potrzebny może nie warto go drukować. Zanim więc wydrukujemy wiadomość mailową czy też artykuł ze strony internetowej zastanówmy się, czy nie tworzymy niepotrzebnych śmieci. Lekkomyślne drukowanie to nie tylko dodatkowe koszty związane z papierem i materiałami eksploatacyjnymi, ale również z późniejszą utylizacją czy też archiwizacją wydrukowanych dokumentów. Nim postanowimy cokolwiek wydrukować, przemyślmy sprawę dwa razy.

Dobierz odpowiednie formatowanie

Oszczędzanie na drukowaniu nie oznacza całkowitej rezygnacji z korzystania z kopiarki. Obecnie nie jest to możliwe, choćby dlatego, że istnieje cały szereg dokumentów, które ustawowo mamy obowiązek drukować. Na naszym komputerze znajdują się również takie pliki, które drukujemy, ponieważ o wiele wygodniej jest nam je przeczytać w wersji papierowej niż elektronicznej. Nie musimy jednak ponosić ogromnych kosztów związanych z drukowaniem tego typu dokumentów. Dzięki różnym funkcjonalnościom ksera biurowego, możemy zmniejszyć wydatki z tym związane. Wystarczy, że dobierzemy odpowiednie formatowanie, tzn. zmniejszymy czcionkę i jej rodzaj, a także zmniejszymy marginesy, aby cieszyć się oszczędnościami. Przekonaj się sam, jakie to proste.

Zadbaj o ograniczenie dostępu do druku

Kiedy wprowadzamy kserokopiarki do biura powinniśmy dostępem do tych urządzeń podzielić się tylko z osobami, które rzeczywiście potrzebują drukować i kserować. W przeciwnym razie pracownicy, którzy nie muszą korzystać z takich funkcjonalności, zaczną to robić, a my będziemy ponosić coraz to wyższe koszty wydruku. Dlatego zanim kupimy drukarki do biura warto porozmawiać ze współpracownikami i ustalić, czy w ich przypadku dostęp do urządzenia drukującego będzie rzeczywiście niezmiernie potrzebny. Jest to konieczne zwłaszcza wtedy, gdy w naszej firmie pracuje wiele osób. Nadanie dostępu do druku tylko osobom, które tego potrzebują zminimalizuje koszty wydruków.

Wybierz dzierżawę drukarki

Kto powiedział, że drukarkę do biura obowiązkowo trzeba kupować. Obecnie wiele firm zewnętrznych oferuje usługę dzierżawy drukarek. To opcja dla osób, które nie chcą ponosić dodatkowych kosztów związanych ze zmianą tuszu, papieru czy też martwić się o swoje urządzenie w przypadku jego zepsucia. Usługodawca gwarantuje wymianę tuszy oraz naprawę sprzętu w razie jego awarii. My tylko korzystamy i cieszymy się funkcjonalnościami naszej drukarki.